Woran Sie erkennen, dass Ihre Prozesse bremsen
Dieser Zeitverlust steht in keiner BWA — er kostet aber jeden Monat Ertrag und Nerven. Typische Anzeichen:
- Angebote brauchen Tage oder Wochen — und Kunden springen ab.
- Zwischen Auftragsende und Schlussrechnung vergehen mehr als zwei Wochen.
- Monteure warten auf Material, Informationen oder Freigaben.
- Dieselben Daten werden in Software, Excel und auf Papier mehrfach erfasst.
- Bei Urlaub oder Krankheit einer Schlüsselperson stockt der Betrieb.
- Niemand weiß genau, wer wofür zuständig ist.
Was ich mir ansehe
Auftragsabwicklung
Anfrage, Angebot, Auftragsbestätigung, Einsatzplanung, Aufmaß, Rechnung und Mahnwesen — als durchgehender Ablauf ohne Medienbrüche.
Büroorganisation
Aufgabenverteilung, Ablage, Kommunikationswege und Vertretungsregelungen.
Material & Lager
Bestellwesen, Lagerhaltung, Fahrzeugbestückung und Lieferantenkonditionen.
Zuständigkeiten
Organigramm, Rollen und Verantwortungsbereiche — damit Entscheidungen nicht alle beim Chef landen.
Software & Digitalisierung
Ich prüfe zuerst, ob Ihre vorhandene Software richtig genutzt wird, bevor Sie in ein neues Tool investieren. Ist eine neue Lösung nötig, begleite ich Auswahl und Einführung herstellerneutral — inklusive der Umstellung auf die E-Rechnung, die im B2B-Bereich seit 2025 schrittweise verpflichtend wird.
Ein typischer Ansatzpunkt: vom Auftragsende zur Rechnung
In vielen Betrieben liegen zwischen dem letzten Tag auf der Baustelle und der Schlussrechnung mehrere Wochen. Die Gründe sind fast immer dieselben: Stundenzettel kommen spät oder unvollständig, das Aufmaß fehlt, und die Rechnung schreibt am Ende der Inhaber abends selbst.
| Schritt | Häufig heute | Nach der Umstellung |
|---|---|---|
| Zeiten & Material | Papierzettel, Nachfragen per Telefon | Mobile Erfassung am selben Tag |
| Aufmaß | Liegt im Fahrzeug oder fehlt | Pflichtschritt vor Auftragsabschluss |
| Rechnung | Inhaber schreibt sie „wenn Zeit ist“ | Büro rechnet nach fester Frist ab |
| Kontrolle | Fällt auf, wenn das Konto leer ist | Wöchentliche Liste offener Abrechnungen |
Schon diese eine Veränderung verbessert die Liquidität spürbar, weil Geld früher auf dem Konto ist — ohne einen einzigen zusätzlichen Auftrag.
Mein Vorgehen
Aufnahme vor Ort
Ich begleite die Abläufe im Betrieb und spreche mit Büro, Bauleitung und Monteuren — die wissen meist am besten, wo es hakt.
Prozesslandkarte
Ich stelle dar, wie die Abläufe tatsächlich laufen, einfach und verständlich, und markiere Engpässe und Doppelarbeit.
Soll-Prozesse
Wir legen gemeinsam fest, wie es künftig laufen soll — mit klaren Verantwortlichen, Checklisten und Kennzahlen.
Einführung
Ich begleite die Umstellung, schule die Mitarbeitenden und justiere nach, bis die neuen Abläufe im Alltag funktionieren.
Was Sie erwarten können
- Schnellere Angebote und Rechnungen — und damit bessere Liquidität
- Weniger Rückfragen und Suchzeiten im Büro und auf der Baustelle
- Entlastung für Inhaber und Büro
- Ein stabiler Betrieb — auch bei Urlaub, Krankheit oder Wachstum
Prozessberatung ist ein Baustein meiner Unternehmensberatung für Handwerksbetriebe. Für Steuerkanzleien biete ich eine eigene Prozess- und Digitalisierungsberatung an.
Häufige Fragen
Wie lange dauert ein Prozessprojekt?
Die Analyse dauert meist zwei bis vier Wochen. Die Umsetzung hängt vom Umfang ab und läuft typischerweise über drei bis sechs Monate mit regelmäßigen Terminen.
Müssen wir dafür neue Software kaufen?
Nicht unbedingt. Oft lassen sich deutliche Verbesserungen schon mit der vorhandenen Software und klareren Abläufen erreichen.
Stört die Analyse den laufenden Betrieb?
Kaum. Ich richte mich nach Ihrem Tagesgeschäft und brauche von Ihren Mitarbeitenden nur kurze Gespräche.
Helfen Sie auch bei der Umstellung auf die E-Rechnung?
Ja. Ich prüfe, ob Ihre Software E-Rechnungen empfangen und erstellen kann, stimme die Abläufe mit Ihrem Steuerberater ab und begleite die Umstellung im Büro.
Autor: Mikel Moorhead, Gründer & Geschäftsführer · Stand: September 2026